Melhor Software Gratuito de Onboarding de Clientes em 2026

Seu novo cliente acabou de assinar o contrato. Agora vem a parte que ninguém avisa: ficar correndo atrás de respostas a questionários, criar manualmente carpetas de projeto e reenviar aquele e-mail de boas-vindas três vezes porque ficou soterrado na caixa de entrada. Cada hora gasta em onboarding manual é uma hora que deixa de ser investida no trabalho real.

O software gratuito de onboarding de clientes muda esse cenário. A ferramenta certa automatiza as tarefas repetitivas — formulários de cadastro, e-mails de boas-vindas, coleta de documentos — para que sua primeira impressão com os clientes não seja uma bagunça de trocas intermináveis de mensagens.

Aqui estão as seis melhores opções gratuitas em 2026, com o que cada uma realmente faz de melhor.

O Que Procurar em um Software Gratuito de Onboarding de Clientes

Nem todo "gratuito" significa a mesma coisa. Antes de escolher uma ferramenta, verifique esses fatores:

Limites reais do plano gratuito: É gratuito para sempre ou apenas um período de teste? Algumas ferramentas são gratuitas para até 3 clientes — útil para testar, mas não para gerir um negócio. Outras oferecem planos gratuitos genuinamente ilimitados.

Cadastro e coleta de dados: Os clientes podem preencher um formulário e enviar arquivos diretamente? Algumas ferramentas fazem isso nativamente; outras precisam de uma integração com terceiros.

Automação: A ferramenta envia um e-mail de boas-vindas automaticamente quando um cliente se cadastra, ou você precisa acionar tudo manualmente? Automação de verdade é rara nos planos gratuitos.

Identidade visual: Você pode remover o logotipo da ferramenta e usar seu próprio domínio no plano gratuito? A maioria não permite — esse geralmente é um recurso pago.

Portal do cliente vs. ferramenta de back-end: Algumas ferramentas criam um portal no qual seus clientes fazem login. Outras são listas de verificação que só você vê. Saiba do que você precisa antes de se comprometer.

Melhores Softwares Gratuitos de Onboarding de Clientes em 2026

1. YouWare — Melhor para Portais de Onboarding Personalizados com IA

A maioria das ferramentas de onboarding faz você adaptar seu processo ao modelo delas. YouWare inverte isso: você descreve o que precisa e a IA constrói.

Com o criador de aplicativos sem código do YouWare, você pode criar um portal de onboarding de clientes totalmente personalizado com sua marca — formulários de cadastro, páginas de boas-vindas, painéis de projeto, bibliotecas de recursos — em menos de 30 minutos. Sem templates para lutar, sem fluxos de trabalho rígidos para contornar. Se você precisa de um formulário que coleta os ativos de marca do cliente, um rastreador de progresso do projeto e uma página de perguntas frequentes, você pode construir exatamente essa combinação.

O back-end YouBase (disponível no Pro) armazena os envios dos clientes em um banco de dados integrado, para que você não precise se enviar exportações CSV por e-mail. A Edição Visual permite ajustar layouts sem acionar a IA — útil quando um cliente quer uma cor ou logotipo alterado sem gastar créditos.

Principais Recursos:

• A IA constrói portais de onboarding personalizados a partir de descrições em linguagem natural
• Edição Visual para alterações diretas na interface a custo zero de créditos
• Banco de dados YouBase para coletar e armazenar dados de cadastro de clientes (Pro+)
• Publicação com um link compartilhável instantaneamente; domínio personalizado no Pro
• Remix: comece a partir de um template da comunidade e modifique para se adaptar ao seu fluxo de trabalho

Preços: Gratuito (créditos de teste); Pro $20/mês; Ultra $200/mês

2. HubSpot CRM — Melhor para Onboarding Orientado a Vendas

Se o seu onboarding é uma extensão do seu processo de vendas — acompanhar negociações, enviar e-mails de follow-up, definir lembretes — o CRM gratuito do HubSpot cobre bastante terreno sem custo algum.

O plano gratuito inclui contatos e negociações ilimitados, templates de e-mail, gestão de tarefas e um agendador de reuniões. Você pode construir uma checklist de onboarding básica usando tarefas, acionar e-mails de follow-up manualmente e acompanhar onde cada cliente está no processo.

Não é uma ferramenta dedicada de onboarding, mas para consultores e pequenas agências que já vivem em um CRM, adicionar tarefas de onboarding lá cria menos atrito do que adotar algo totalmente novo.

Principais Recursos:

• Contatos e negociações ilimitados e gratuitos
• Templates de e-mail e envios rastreados
• Sistema de tarefas e lembretes
• Agendador de reuniões integrado
• Formulários para capturar detalhes de novos clientes

Preços: Gratuito para sempre; planos pagos a partir de ~$20/assento/mês

3. Notion — Melhor para Onboarding com Muita Documentação

Agências e consultores que enviam aos clientes guias detalhados de onboarding adoram Notion. É um workspace de documentos flexível onde você pode criar wikis de onboarding, questionários de cadastro e espaços de projeto compartilhados.

O plano gratuito suporta até 10 convidados por workspace, o que atende a maioria dos operadores solo. Você pode compartilhar uma página do Notion como um "portal de boas-vindas ao cliente" com formulários incorporados, checklists e links de recursos — tudo acessível por uma única URL. Não é necessário login para convidados se você publicar a página publicamente.

O problema: não há automação. Cada etapa requer ação manual. Se o seu onboarding depende de sequências de follow-up programadas, Notion precisa de uma ferramenta de terceiros para lidar com isso.

Principais Recursos:

• Criador flexível de páginas e banco de dados
• Páginas compartilháveis com conteúdo incorporado
• Templates para wikis de clientes e rastreadores de projetos
• 10 vagas de acesso para convidados no plano gratuito

Preços: Gratuito para uso pessoal; Plus $10/usuário/mês para equipes

4. Dubsado — Melhor para Freelancers e Agências Criativas

Dubsado foi desenvolvido especificamente para gestão de clientes: contratos, propostas, formulários de cadastro, faturas e um portal do cliente, tudo em um só lugar. O plano gratuito permite gerenciar até 3 clientes com funcionalidade completa — uma ótima forma de testar o fluxo de trabalho antes de se comprometer.

O recurso de destaque é a automação de fluxo de trabalho. Assim que um cliente assina um contrato, Dubsado pode enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas, atribuir tarefas e acionar um questionário de onboarding — sem que você precise fazer nada. Para freelancers que gerenciam vários clientes ao mesmo tempo, esse tipo de fluxo automático vale mais do que qualquer lista de recursos.

Principais Recursos:

• Templates de contrato e proposta com assinatura eletrônica
• Fluxos de trabalho automatizados acionados por ações do cliente
• Portal do cliente com URL personalizada (planos pagos)
• Rastreamento de faturas e pagamentos
• Criador nativo de formulários de cadastro

Preços: Gratuito para até 3 clientes; planos pagos a partir de ~$20/mês

5. ClickUp — Melhor para Onboarding Baseado em Projetos

Se o seu onboarding é essencialmente uma checklist — call de kickoff, questionário de marca, configuração de acessos, revisão da primeira entrega — o plano gratuito do ClickUp lida bem com isso. Tarefas, subtarefas, checklists e datas de vencimento ilimitados, sem nenhum custo.

Você pode criar um template de onboarding que é duplicado para cada novo cliente, atribuir tarefas a si mesmo ou aos membros da equipe e acompanhar o progresso em visualização de quadro ou lista. Os clientes podem ser adicionados como convidados para visualizar apenas o projeto deles. O ClickUp também funciona como um criador de ferramentas internas para equipes que gerenciam tanto o trabalho com clientes quanto os processos internos em um só lugar.

Principais Recursos:

• Tarefas e checklists ilimitados no plano gratuito
• Visualizações em quadro, lista e calendário
• Acesso de convidados para clientes (somente visualização no gratuito)
• Templates de tarefas para fluxos de onboarding repetíveis
• Visualização em formulário para coleta básica de cadastro

Preços: Plano Gratuito para Sempre; Ilimitado a partir de $7/usuário/mês

6. Typeform — Melhor para Formulários de Cadastro de Clientes

Se a primeira etapa do seu onboarding é um questionário detalhado — objetivos, ativos de marca, orçamento, cronograma — Typeform torna essa experiência muito melhor do que um formulário comum. O formato conversacional de uma pergunta por vez obtém consistentemente taxas de preenchimento mais altas do que formulários tradicionais com múltiplos campos.

O plano gratuito permite um formulário com até 10 perguntas e 100 respostas por mês. Para freelancers que integram alguns clientes por mês, geralmente é suficiente. As respostas podem ser sincronizadas com Google Sheets, Notion ou seu CRM via Zapier.

Principais Recursos:

• Design de formulário conversacional (uma pergunta por vez)
• Saltos lógicos: perguntas diferentes com base nas respostas anteriores
• Upload de arquivo para coleta de ativos de marca
• Notificações de respostas e análises básicas

Preços: Gratuito (1 formulário, 10 perguntas, 100 respostas/mês); Basic a partir de $25/mês

Tabela de Comparação Rápida

Como Escolher a Ferramenta Certa

O melhor software gratuito de onboarding de clientes é aquele que elimina o seu maior ponto de atrito — não o que tem a lista de recursos mais longa.

A papelada continua caindo no esquecimento. Dubsado gerencia contratos, formulários e faturas em um fluxo automatizado. Assim que um cliente assina, a sequência de follow-up roda sozinha.

Você precisa de uma experiência com a sua marca que os clientes consigam navegar de verdade. YouWare permite criar um portal personalizado que parece com a sua marca — não uma ferramenta genérica de marca branca. Descreva o fluxo de onboarding que você precisa e a IA constrói. O Pro adiciona um domínio personalizado para que os clientes vejam a sua URL.

Seu onboarding é principalmente documentação e acompanhamento de projetos. Notion e ClickUp juntos cobrem isso bem, ambos nos planos gratuitos. Use Notion para a base de conhecimento voltada ao cliente e ClickUp para o acompanhamento interno de tarefas.

Você só precisa de melhores dados de cadastro. O plano gratuito do Typeform funciona para menos de 100 novos clientes por mês.

Você já usa HubSpot para vendas. Continue lá. Adicionar tarefas de onboarding ao seu CRM existente é melhor do que adotar uma nova ferramenta, mesmo que ela seja menos especializada.

Perguntas Frequentes

Conclusão

A maioria dos freelancers e pequenas agências fica com o onboarding manual por mais tempo do que deveria — não porque ferramentas melhores sejam caras, mas porque escolher uma parece um investimento de tempo. A solução: escolha com base no seu único maior gargalo, não na demonstração mais impressionante.

Se esse gargalo é "passo muito tempo construindo e personalizando materiais voltados ao cliente", comece com YouWare. Se é "contratos e follow-ups caem no esquecimento", experimente Dubsado no plano gratuito. Se é "preciso de melhores dados de cadastro antes do kickoff", Typeform resolve.

O melhor software gratuito de onboarding de clientes é aquele que remove um problema consistente e recorrente da sua semana.